… naplánovaniu úspešného kongresu
Máte na starosti zorganizovať kongres alebo konferenciu a neviete sa zorientovať vo všetkých úlohách, ktoré vás čakajú? Roztriedili sme ich do najdôležitejších krokov.
Urobte brainstorming a plán
Ako povedal už Antoine de Saint-Exupéry, cieľ bez plánu je iba želanie. A na poriadny plán potrebujete dôkladný brainstorming. So svojím organizačným tímom si treba odpovedať na niekoľko otázok:
Akí ľudia sa na kongrese zúčastnia?
Záleží od povahy vašej firmy a firemnej kultúry, v akom duchu sa bude kongres alebo konferencia niesť. Ak viete, že sa zúčastní drvivá väčšina mladých ľudí s pokrokovými názormi, môžete uvažovať menej konzervatívne. Na druhej strane príliš uvoľnená atmosféra vám môže spôsobiť faux pas.
Odkiaľ sú pozvaní?
Pochádzajú vaši zamestnanci z celého Slovenska. Vtedy je dôležité dbať, aby sa konferencia konala blízko hlavného ťahu. Najlepšie je umiestnenie na strednom Slovensku, kde to majú obe časti Slovenska blízko.
Taktiež je nutné myslieť na dostatočný počet parkovacích miest. V našom kongres Hoteli Tenis je k dispozícii viac ako 300 parkovacích miest.
Určite si rozpočet a zvoľte dátum
Rozpočet je mantinelom každého eventu. Má vás ukormidlovať tým správnym smerom. Skúste si spočítať čiastkové položky a určiť, čo všetko si môžete dovoliť.
Voľba dátumu býva vždy tvrdý oriešok. Ak organizujete prednášky iba interne a ste malá firma, môžete vyrobiť online dotazník, kde môžu zamestnanci odhlasovať možné termíny.
V prípade väčších spoločností to bude zložitejšia a menej demokratická záležitosť. Aj tu je však vhodné pamätať na niektoré zásady, ako:
- škrtnite obsadené termíny – zistite, kedy sa konajú podobné kongresy alebo konferencie, aké plánujete alebo ktoré dni sú vo vašej firme naplánované spoločné akcie, ako teambuildingy, veľké strategické porady apod.,
- zabudnite na zimné, letné dovolenky a víkendy – vyhnite sa obdobiu, kedy chodí väčšina ľudí na dovolenku.
Vyberte si zariadenie
Ak máte definovaný dátum, rozpočet a profil hostí, zostáva už len vybrať zariadenie.
Máte na výber:
- univerzitnú pôdu – hodí sa skôr na menšie podujatia s akademickým pozadím,
- kongres hotely – zvyčajne ponúkajú vlastné ubytovanie aj catering. Sú riešením všetkého pod jednou strechou. Nájdete tu prednáškové miestnosti, ubytovanie aj aktivity na voľný čas po formálnom programe.
Kongres hotely sú síce drahší variant, ale máte zaistený komfort a služby. V hoteli budete mať rezervované kongresové miestnosti iba pre seba. V našom kongres Hoteli Tenis máme na takéto podujatia k dispozícii veľkú kongresovú sálu s možnosťou predelenia a menšie kongresové miestnosti a niekoľko ďalších sál s kapacitou od 3 do 400 ľudí
Vytvorte podrobný program a voľnočasové aktivity, catering
Ak ste už vybrali hlavných prenášajúcich, je dobré začať dávať do chronologického poradia prednášky a diskusie. Rečníci môžu byť časovo obmedzení, a preto je potrebné zosynchronizovať ich čo najskôr.
Po práci doprajte pozvaným aj čas na oddych a spoznanie sa. V posledných rokoch sú obľúbené aktivity, ako bowling alebo wellness. V niektorých kongres hoteloch máte k dispozícii aj multifunkčnú športovú halu a viacúčelový športový areál.
Ak máte dojem, že s usporadúvaním kongresov a konferencií je priveľa práce, tak to nie je iba dojem. Zosúladiť množstvo ľudí, priestory a služby je naozaj komplexná záležitosť. Ak si neviete rady, kontaktujte nás a radi vám pomôžeme.